Todoist の使い方

Todoist へようこそ!

Todoist の使い方

0%

このガイドでは、Todoist の基本的な機能とシンプルなタスク管理の始め方について説明します。このガイドを参考にして体系的にタスクを管理し、やるべきことを把握しましょう。

Todoist の以下のような使い方が学べます

  • やることをすべて把握する方法
  • 大きなプロジェクトの整理と進捗管理の方法
  • 集中力と生産性を最大化する予定管理の方法

では、始めましょう。

タスクを把握する

人間の脳は生まれつき、まだ完了していないタスクのことを考えるようできていることが判明しています。やらなくてはいけないことが 1 つの場合は便利ですが、タスクを 30 件以上抱えている時はそうでもありません。

そのため、仕事と生活を整理する最初のステップは、頭の中にあることを Todo リストにすべて書き出すことです。それからタスクを整理して優先順位をつければ、いつ、何に集中すれば良いのかが明確になります。

新しいタスクを追加する

Todoist で + をクリックすると、新しいタスクを追加できます。または、キーボード ショートカットの Q を使ってタスク追加のウインドウを開き、タスク名を入力して Enter を押します。

また、Mac/Windows/iOS/Android などの Todoist アプリをダウンロードすることをおすすめします。これらのアプリをダウンロードしておけば、どこにいてもタスクが頭に浮かんだ瞬間に Todoist へ書き出すことができます。

予定日時

タスクの期限が決まっている場合は、タスク名と一緒に予定日もしくは予定日時を入力します。

Todoist のヒント:

Todoist は予定日時を自動で認識するため、タスクを素早く作成できます。ハイライトされた文字や言葉が予定日時ではなくタスク名の一部である場合は、クリックもしくはタップしてハイライトを取り消します。

due date

毎月6月1日から2週間ごと毎週月曜日のように、タスクに繰り返しの予定日を設定することもできます。繰り返しのタスクを完了すると、予定日が自動的にリセットされ次回の予定日をセットするので、次回も忘れることがありません。家賃の支払いや月次報告書の提出などといった、定期的なタスクを覚えておくのに最適です。

repeating due date

サブタスクを作成する

具体的で処理可能なタスクを作成するようにしましょう。1 時間かそれ以下で完了できるのが理想的です。「自分の会社を起業する」のようなものは、大きすぎる上に漠然としていて、先延ばししがちです。「実現可能な起業のアイデアを25個練る」や「佐藤さんに電話して中小企業専門の弁護士を紹介してもらう」などといったタスクは明確で、始めるにあたって他のステップを考える必要がありません。

そのような小さめのステップは、サブタスクとして親タスクの配下に作成することができます。親タスクの下にタスクをドラッグ&ドロップすると、サブタスクを作成できます。

また、ステップが多すぎてプロジェクトにすべきタスクもあるかもしれません。

プロジェクトを整理する

プロジェクトは、分類されたリストにタスクを整理するのに役立ちます。Todoist では、デフォルトで基本的なプロジェクトのリストが作成されますが、いつでもプロジェクトの作成/削除/名前の変更/再配置/色の変更を行うことが可能です。

edit project

新しいプロジェクトを作成する

多くのユーザーは、仕事プライベートなどといった大まかなプロジェクトに分類すると、タスクを整理しやすくなると感じています。次に、より大きくて長期的なことに関する新しいプロジェクトを作成します。以下はその例です。

  • あなたが先生であれば、教えている各クラスに対するプロジェクトを作成できます。
  • アジャイル開発に取り組んでいるソフトウェア エンジニアの方であれば、各スプリントに対するプロジェクトを作成できます。
  • マーケティングの仕事をしている方であれば、開始予定の各キャンペーンに対するプロジェクトを作成できます。
  • あなたがフリーランスなら、各クライアントごとにプロジェクトを作成し、これらのプロジェクトをクライアントと共有してもいいでしょう。
project examples

新しいプロジェクトを作成するには、プロジェクト リストの最下部にあるプロジェクトを追加をクリックし、プロジェクト名を入力して色を選択し、Enter を押します。

プロジェクトを計画する

初めのうちは、プロジェクトのリストをできる限りシンプルに保つようにしましょう。そうすることで、どのタスクをどのプロジェクトに配置するかが決めやすくなり、重要なプロジェクトに集中できます。プロジェクトはあとからいつでも追加できます。

作成した各プロジェクトごとに、プロジェクトを進めるために必要な次のステップは何かを考えてみましょう。すべてのことを一度に書き出してしまう必要はありません。あとから何かを思いついたら、戻ってステップを追加しましょう。各ステップを新しいタスクとしてプロジェクトに追加します。

それではまず始めに、そのプロジェクトを進めるために必要な、具体的な最初のステップを洗い出しましょう。それをプロジェクトのタスク リストの一番上にドラッグ&ドロップします。

Todoist のヒント:

タスク名の入力欄に # を入力すると、タスクをプロジェクトに素早く追加することができます。Todoist が自動的にあなたのプロジェクトのリストをすべて呼び出し、プロジェクト名を入力することで結果を絞り込むことができます。このショートカットは、モバイル端末でタスクを追加する際に特に便利です。残念ながら、全角の # には対応しておりません。

インボックス

新しいタスクをどのプロジェクトに追加していいかわからない場合は、とりあえずインボックスに追加してあとから決めましょう。あなたのインボックスは、まだプロジェクトを持たないタスク、および特定のプロジェクトに属さないタスクのデフォルト リストとして機能します。準備が整ったら、プロジェクトにこれらのタスクをドラッグ&ドロップします。

これでプロジェクトや目標を達成するために必要な、具体的かつ処理可能なプランができました。それではこの大きな計画を、どうやって毎日の Todo リストに落とし込むかを見てみましょう。

日々の予定を立てる

タスクを書き出して整理するだけで、不安感や面倒くささを取り除くことができます。

しかし Todoist の真の力は、あなたの毎日の計画を助け、あなたにとって重要なことが進展しているかどうかを確かめるところにあります。

今日と次の 7 日間

今日次の 7 日間のビューでは、すべてのプロジェクトの、今日もしくは次の 7 日間に予定されているタスクを確認できます。この 2 つは、あなたが Todoist で最も時間を使う場所になるでしょう。

次の 7 日間のビューは、1 週間の計画を立てる際に役立ちます。多くの人は、日曜日または月曜の朝に 30 分ほど時間を取り、次の 1 週間の大枠を把握して、毎日何を達成しなくてはいけないかを決定します。

next 7 days

今日のビューは、日々正しいタスクに集中することに役立ちます。1 日を通して、今日のリストを確認し、次のタスクをチェックしましょう。紙にしてデスクに置いておきたい場合は、Todo リストを印刷することも可能です。

Todoist のヒント:

さらに先のタスクも確認/計画することができます。確認したい日数、例えば 30日間と Todoist の上部にあるクイック検索に入力するだけです。

view tasks for the next 30 days

タスクに優先順位をつける

Todo リストが続かなくなる原因の多くは、1 日で完了できるタスク量を過剰評価すること、そしてタスクを優先できないことです。

そこで、Todoist で 1 日を計画するための 3 つの原則をご紹介します。

  • タスクの優先度はすべて同じではない

    ミーティングやメール、その他の緊急かつ小さなタスクの対応に追われると、時間はすぐに過ぎてしまい、結果としてより重要かつ大きなタスクが先延ばしになります。仕事を始める前に時間を取り、重要なタスクを洗い出すと、最も影響の大きい領域に時間とエネルギーを費やすことができます。以下はその簡単な方法です。

    1 日の始めに次の質問を自分に問いかけてみましょう: 「1 日の終わりに有意義に過ごせたと感じるには、何をやる必要があるだろう?」

    その重要なタスクを 3 つまで洗い出し、まだスケジュールしていないのであれば予定日を今日に設定します。次に、そのタスクに優先度 1 をつけます。そうすると、これらのタスクが今日のリストの一番上に表示されます。

    define priorities
  • 最も重要なタスクを朝一に片付ける

    これで今日やるべき 3 つのことが決まったので、実際にそのタスクを実行しましょう。多くの決断を行って集中力が低下する前の早朝が、意志力は一番高いと調査によって繰り返し報告されています。朝一番で最も重要なタスクに取り組むことが重要なのは、それが理由です。

    最も困難なタスクを初めに達成すると、1 日に勢いが出ます。電話やミーティング、メールなどで集中を削がれたとしても、すでに最も重要な仕事を片付けてしまっているので、心に余裕が生まれます。

    幸いにも、このガイドをここまで読み進めていただいたのであれば、すでにこれらのタスクはあなたの Todo リストの一番上に整理されているはずです。朝一で Todoist の今日のビューを開き、最も重要なタスクに取り掛かりましょう。

    tasks for today
  • 予期せぬ事態を予期する

    計画していたタスクを毎日すべて達成できるとは限りません。それでも大丈夫!タスクの完了にかかる時間を短く見積もるのは、人間として自然なことです。

    Todoist が柔軟で、計画を調整できるようにしているのはそれが理由です。毎日の終わりに次の 7 日間のビューを使ってタスクを見直し、完了したものをすべてチェックしてしまいましょう。そして、明日もしくは他の日にリスケジュールする必要があるタスクを見極めます。

    やり残したタスクは明日もしくは他の日にドラッグ&ドロップしてしまいましょう。

    Todoist のヒント:

    完了したタスクのリストは、プロジェクトのタスク リストの下にある灰色の時計アイコンをクリックすると表示することができます。間違ってタスクを完了してしまった場合は、チェックマークをクリックして完了を取り消すことが可能です。

    show completed tasks

これで Todoist の基本の説明は終了です。タスクを整理して、仕事や生活を充実させましょう。

Todoist を最大限に活用したい場合は、ぜひ以下の資料もご覧ください。